Forretningsorden for skolebestyrelsen Hillerød Vest Skolen

Stk. 1. Hillerød Vest Skolens skolebestyrelse består af 7 forældrerepræsentanter, 2 medarbejderrepræsentanter og mindst to elevrepræsentanter. Stk. 2. Elevrepræsentanter deltager i den del af forhandlingerne, der ikke angår sager vedrørende enkeltpersoner.	§ 1
Stk. 1. Forældrerepræsentanter og deres stedfortrædere vælges efter reglerne i Undervisningsministeriets bekendtgørelse om valg af repræsentanter til skolebestyrelser, hvortil der henvises. Stk. 2. Medarbejderrepræsentanter vælges på den måde, at skolens leder indkalder samtlige medarbejdere, der gør tjeneste ved skolen, og hvis ansættelsesforhold har en varighed af mindst 1 år, til en fælles valghandling. Alle medarbejdere kan stemme på alle kandidater. Medarbejdere med et ansættelsesomfang på mere end 1/3 af fuld tid tillægges 1 stemme pr. person. De medarbejdere, der har fået flest og næstflest stemmer, er valgt. Derefter vælges 2 stedfortrædere efter samme fremgangsmåde. Det tilstræbes, at der vælges en medarbejderrep. fra hver matrikel. Stk. 3. Valg i henhold til stk. 2 finder sted ved skoleårets afslutning med virkning for det kommende skoleår og gælder kun for ét skoleår. Stk. 4. Elevrepræsentanterne og deres stedfortrædere til skolebestyrelsen vælges af elevrådet. Valg finder sted ved skoleårets afslutning med virkning for det kommende skoleår og gælder for ét skoleår.	§ 2 Valg
Stk. 1 Såvel forældrerepræsentanter som medarbejderrepræsentanter i skolebestyrelsen har stemmeret. Elevrepræsentanter fra 8. og 9. klassetrin tillægges ligeledes stemmeret, hvorimod elevrepræsentanter fra yngre klassetrin ikke tillægges stemmeret.	§ 3 Stemmeret
Stk. 1. På skolebestyrelsens første møde vælger de stemmeberettigede medlemmer blandt forældrerepræsentanterne formand og næstformand i overensstemmelse med reglerne i styrelsesvedtægten for Hillerød Kommunes skolevæsen.	§ 4 Konstituering
Stk. 1. Skolebestyrelsen afholder møde, når det ønskes af formanden, eller når en tredjedel af bestyrelsens medlemmer ønsker det, med angivelse af punkter på dagsordenen. Der afholdes 6 ordinære møder årligt. Stk. 2. Formanden fastsætter tid og sted for møderne. Stk. 3 I presserende sager kan formanden handle på bestyrelsens vegne, idet bestyrelsen orienteres samtidig. Sagen kan efterbehandles på førstkommende møde. Stk. 4. Formanden indkalder til møde med mindst 14 dages varsel. Stk. 5. Formanden fastsætter dagsordenen for møderne og sender senest 4 hverdage inden mødet en dagsorden med eventuelle bilag til medlemmerne. Hvis et medlem ønsker et punkt på dagsordenen, skal det meddeles formanden senest 14 dage før mødet afholdes. Punkterne på dagsordenen skal markeres tydeligt med en præsentation af tema, hvilken viden, der ønskes tilvejebragt, og på hvilken måde temaet skal indgå i skolebestyrelsens arbejde. Det skal fremgå, om der er tale om en afgørelse, en orientering eller en drøftelse.	§ 5 Formandens opgaver
Stk. 1. Skolebestyrelsen kan vælge at nedsætte arbejdsgrupper eller udvalg. Arbejdsgrupper er af kortere varighed og med et konkret formål, fx en bestemt aktivitet. Arbejdsgruppen opløses, så snart formålet er nået. Udvalg er faste og har et overordnet formål, fx kommunikation til forældre. Begge har til formål at dedikere ressourcer til det, som skolebestyrelsen finder relevant. En arbejdsgruppe eller et udvalg kan fx forberede materiale, som efterfølgende diskuteres i skolebestyrelsen. Arbejdsgrupper og udvalg skal rapportere fremdrift og aktiviteter tilbage til skolebestyrelsen. Medlemmer af arbejdsgrupper og udvalg findes blandt skolebestyrelsens medlemmer og eksterne kan inviteres.	§ 6 Arbejdsgrupper udvalg
Stk. 1 Skolebestyrelsens møder afholdes for lukkede døre. Stk. 2. Skolebestyrelsen kan indbyde gæster til at belyse specifikke punkter. Disse gæster deltager ikke i de efterfølgende drøftelser og heller ikke i afgørelserne. Stk. 3. 1. suppleanten kan deltage uden stemmeret. Stk. 4 Er et medlem forhindret i at deltage i et skolebestyrelsesmøde, deltager så vidt muligt stedfortræderen. Stk. 5. Formanden fastsætter dagsordenen for møderne og sender senest 4 hverdage inden mødet en dagsorden med eventuelle bilag til medlemmerne. Hvis et medlem ønsker et punkt på dagsordenen, skal det meddeles formanden senest 14 dage før mødet afholdes. Stk. 6. Punkterne på dagsordenen skal markeres tydeligt med en præsentation af tema, hvilken viden, der ønskes tilvejebragt, og på hvilken måde temaet skal indgå i skolebestyrelsens arbejde. Det skal fremgå, om der er tale om en afgørelse, en orientering eller en drøftelse. Stk. 7. De indkaldte mødedeltagere bekræfter / afviser kalenderinvitationen senest 7 dage før et bestyrelsesmøde. Stk. 8. Aflysning af bestyrelsesmøder kan kun ske som følge af afbud fra mere end halvdelen af den stemmeberettigede bestyrelse. Stk. 9. Afbud til skolebestyrelsesmøde skal meddeles via mail til skolelederen inden mødets start. Stk. 10. Skolebestyrelsens møder ledes af formanden. Næstformanden er ordstyrer. Stk. 11. Der er følgende faste punkter på dagsordenen: Godkendelse af dagsorden Temadrøftelse Tilsyn Elevrådet Indstillinger til beslutning Kort orientering – fra ledelsen, formanden, øvrige medlemmer Eventuelt – alle kan bidrage, men intet til beslutning Godkendelse af referat. Stk. 12. I særlige tilfælde kan formanden indkalde til ekstraordinært møde med kortere varsel. Når mødet indkaldes, skal formanden så vidt muligt forinden underrette medlemmerne om de sager, der skal behandles på mødet. Stk. 13. Skolebestyrelsen er beslutningsdygtige, når flere end halvdelen af de stemmeberettigede medlemmer er til stede. Stk. 14. Medlemmerne kan kun deltage i bestyrelsens afstemninger, når de personligt er til stede. Stk. 15. Formanden kan efter drøftelser i skolebestyrelsen udarbejde forslag til høringssvar. Stk. 16. Alle beslutninger træffes ved simpelt flertal. Stk. 17. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.	§ 7 Møder
Stk. 1. Efter hvert punkt på bestyrelsesmødet føres formandens konklusioner til referat. Referatet oplæses og godkendes på mødet. Stk. 2. Det fremgår af referatet for hvert møde, hvilke personer der har været til stede. Stk. 3. Ethvert medlem kan forlange afvigende opfattelser ført til referat og medsendt bestyrelsens udtalelser og beslutninger. Stk. 4. Skolens leder eller dennes stedfortræder varetager skolebestyrelsens sekretærfunktioner og deltager i skolebestyrelsens møder uden stemmeret. Stk. 5. Referatet gøres offentligt for skolens interessenter.	§ 8 Referat
Stk. 1. Medlemmer af skolebestyrelsen er omfattet af samme krav om habilitet, som efter Forvaltningsloven er gældende for medlemmer af kommunale råd. Der opereres med generel inhabilitet og speciel inhabilitet. Der foreligger generel inhabilitet i forhold til at være forældrerepræsentant, hvis man samtidig har ansættelsesmæssig tilknytning til skolen. Dette gælder også, hvis man som forælder er ansat i en ledende stilling i kommunens centrale skoleforvaltning eller direktion. Hvis man under en valgperiode bliver generelt inhabil, er der pligt til at udtræde som forældrevalgt medlem. Der foreligger speciel inhabilitet, hvis man som medlem af bestyrelsen har en særlig personlig (herunder familiemæssig), økonomisk eller erhvervsmæssig interesse i den enkelte sag. Som medlem må man ikke deltage ved forberedelsen og behandlingen af emner, hvor der foreligger speciel inhabilitet. Det enkelte medlem har pligt til at oplyse om tvivl vedrørende speciel inhabilitet. Hvis der ikke er fuld enighed i spørgsmål om mulig inhabilitet, kan ethvert medlem af skolebestyrelsen kræve behandlingen udsat, indtil spørgsmålet om habilitet har været forelagt Skoleafdelingen i Hillerød Kommune. Stk. 2. Skolebestyrelsen er et selvstændigt forvaltningsorgan og er underlagt forvaltningslovens regler om tavshedspligt. Det betyder, at bestyrelsesmedlemmerne ikke må videregive oplysninger fra møderne. Et medlem må udelukkende videregive sine egne holdninger. Stk. 3. Alle bestyrelsesmedlemmer afleverer kontaktdata, hvortil kalenderindkaldelser, dagsorden, referat samt andre bilag sendes til.	§ 9 Medlemmers pligter
Stk. 1. En gang årligt efterser bestyrelsen forretningsordenen. Stk. 2. Nye medlemmer introduceres til forretningsordenen inden deltagelse i første møde. Stk. 3. Denne forretningsorden træder i kraft den 26. november 2019 og kan kun ændres på ordinært skolebestyrelsesmøde. Skriftlige ændringsforslag udsendes med dagsordenen.	§ 10 Ikrafttræden

Stk. 1. Hillerød Vest Skolens skolebestyrelse består af 7 forældrerepræsentanter, 2 medarbejderrepræsentanter og mindst to elevrepræsentanter.

Stk. 2. Elevrepræsentanter deltager i den del af forhandlingerne, der ikke angår sager vedrørende enkeltpersoner.

§ 1

Stk. 1. Forældrerepræsentanter og deres stedfortrædere vælges efter reglerne i Undervisningsministeriets bekendtgørelse om valg af repræsentanter til skolebestyrelser, hvortil der henvises.

Stk. 2. Medarbejderrepræsentanter vælges på den måde, at skolens leder indkalder samtlige medarbejdere, der gør tjeneste ved skolen, og hvis ansættelsesforhold har en varighed af mindst 1 år, til en fælles valghandling. Alle medarbejdere kan stemme på alle kandidater. Medarbejdere med et ansættelsesomfang på mere end 1/3 af fuld tid tillægges 1 stemme pr. person. De medarbejdere, der har fået flest og næstflest stemmer, er valgt. Derefter vælges 2 stedfortrædere efter samme fremgangsmåde. Det tilstræbes, at der vælges en medarbejderrep. fra hver matrikel.

Stk. 3. Valg i henhold til stk. 2 finder sted ved skoleårets afslutning med virkning for det kommende skoleår og gælder kun for ét skoleår.

Stk. 4. Elevrepræsentanterne og deres stedfortrædere til skolebestyrelsen vælges af elevrådet. Valg finder sted ved skoleårets afslutning med virkning for det kommende skoleår og gælder for ét skoleår.

§ 2

Valg

Stk. 1 Såvel forældrerepræsentanter som medarbejderrepræsentanter i skolebestyrelsen har stemmeret. Elevrepræsentanter fra 8. og 9. klassetrin tillægges ligeledes stemmeret, hvorimod elevrepræsentanter fra yngre klassetrin ikke tillægges stemmeret.

§ 3

Stemmeret

Stk. 1. På skolebestyrelsens første møde vælger de stemmeberettigede medlemmer blandt forældrerepræsentanterne formand og næstformand i overensstemmelse med reglerne i styrelsesvedtægten for Hillerød Kommunes skolevæsen.

§ 4

Konstituering

Stk. 1. Skolebestyrelsen afholder møde, når det ønskes af formanden, eller når en tredjedel af bestyrelsens medlemmer ønsker det, med angivelse af punkter på dagsordenen. Der afholdes 6 ordinære møder årligt.

Stk. 2. Formanden fastsætter tid og sted for møderne.

Stk. 3 I presserende sager kan formanden handle på bestyrelsens vegne, idet bestyrelsen orienteres samtidig. Sagen kan efterbehandles på førstkommende møde.

Stk. 4. Formanden indkalder til møde med mindst 14 dages varsel.

Stk. 5. Formanden fastsætter dagsordenen for møderne og sender senest 4 hverdage inden mødet en dagsorden med eventuelle bilag til medlemmerne. Hvis et medlem ønsker et punkt på dagsordenen, skal det meddeles formanden senest 14 dage før mødet afholdes. Punkterne på dagsordenen skal markeres tydeligt med en præsentation af tema, hvilken viden, der ønskes tilvejebragt, og på hvilken måde temaet skal indgå i skolebestyrelsens arbejde. Det skal fremgå, om der er tale om en afgørelse, en orientering eller en drøftelse.

§ 5

Formandens opgaver

Stk. 1. Skolebestyrelsen kan vælge at nedsætte arbejdsgrupper eller udvalg. Arbejdsgrupper er af kortere varighed og med et konkret formål, fx en bestemt aktivitet. Arbejdsgruppen opløses, så snart formålet er nået. Udvalg er faste og har et overordnet formål, fx kommunikation til forældre.

Begge har til formål at dedikere ressourcer til det, som skolebestyrelsen finder relevant. En arbejdsgruppe eller et udvalg kan fx forberede materiale, som efterfølgende diskuteres i skolebestyrelsen. Arbejdsgrupper og udvalg skal rapportere fremdrift og aktiviteter tilbage til skolebestyrelsen. Medlemmer af arbejdsgrupper og udvalg findes blandt skolebestyrelsens medlemmer og eksterne kan inviteres.

§ 6

Arbejdsgrupper udvalg

Stk. 1 Skolebestyrelsens møder afholdes for lukkede døre.

Stk. 2. Skolebestyrelsen kan indbyde gæster til at belyse specifikke punkter. Disse gæster deltager ikke i de efterfølgende drøftelser og heller ikke i afgørelserne.

Stk. 3. 1. suppleanten kan deltage uden stemmeret.

Stk. 4 Er et medlem forhindret i at deltage i et skolebestyrelsesmøde, deltager så vidt muligt stedfortræderen.

Stk. 6. Punkterne på dagsordenen skal markeres tydeligt med en præsentation af tema, hvilken viden, der ønskes tilvejebragt, og på hvilken måde temaet skal indgå i skolebestyrelsens arbejde. Det skal fremgå, om der er tale om en afgørelse, en orientering eller en drøftelse.

Stk. 7. De indkaldte mødedeltagere bekræfter / afviser kalenderinvitationen senest 7 dage før et bestyrelsesmøde.

Stk. 8. Aflysning af bestyrelsesmøder kan kun ske som følge af afbud fra mere end halvdelen af den stemmeberettigede bestyrelse.

Stk. 9. Afbud til skolebestyrelsesmøde skal meddeles via mail til skolelederen inden mødets start.

Stk. 10. Skolebestyrelsens møder ledes af formanden. Næstformanden er ordstyrer.

Stk. 11. Der er følgende faste punkter på dagsordenen:

Godkendelse af dagsorden

Temadrøftelse

Tilsyn

Elevrådet

Indstillinger til beslutning

Kort orientering – fra ledelsen, formanden, øvrige medlemmer

Eventuelt – alle kan bidrage, men intet til beslutning

Godkendelse af referat.

Stk. 12. I særlige tilfælde kan formanden indkalde til ekstraordinært møde med kortere varsel. Når mødet indkaldes, skal formanden så vidt muligt forinden underrette medlemmerne om de sager, der skal behandles på mødet.

Stk. 13. Skolebestyrelsen er beslutningsdygtige, når flere end halvdelen af de stemmeberettigede medlemmer er til stede.

Stk. 14. Medlemmerne kan kun deltage i bestyrelsens afstemninger, når de personligt er til stede.

Stk. 15. Formanden kan efter drøftelser i skolebestyrelsen udarbejde forslag til høringssvar.

Stk. 16. Alle beslutninger træffes ved simpelt flertal.

Stk. 17. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.

§ 7

Møder

Stk. 1. Efter hvert punkt på bestyrelsesmødet føres formandens konklusioner til referat. Referatet oplæses og godkendes på mødet.

Stk. 2. Det fremgår af referatet for hvert møde, hvilke personer der har været til stede.

Stk. 3. Ethvert medlem kan forlange afvigende opfattelser ført til referat og medsendt bestyrelsens udtalelser og beslutninger.

Stk. 4. Skolens leder eller dennes stedfortræder varetager skolebestyrelsens sekretærfunktioner og deltager i skolebestyrelsens møder uden stemmeret.

Stk. 5. Referatet gøres offentligt for skolens interessenter.

§ 8

Referat

Stk. 1. Medlemmer af skolebestyrelsen er omfattet af samme krav om habilitet, som efter Forvaltningsloven er gældende for medlemmer af kommunale råd. Der opereres med generel inhabilitet og speciel inhabilitet.

Der foreligger generel inhabilitet i forhold til at være forældrerepræsentant, hvis man samtidig har ansættelsesmæssig tilknytning til skolen. Dette gælder også, hvis man som forælder er ansat i en ledende stilling i kommunens centrale skoleforvaltning eller direktion. Hvis man under en valgperiode bliver generelt inhabil, er der pligt til at udtræde som forældrevalgt medlem. Der foreligger speciel inhabilitet, hvis man som medlem af bestyrelsen har en særlig personlig (herunder familiemæssig), økonomisk eller erhvervsmæssig interesse i den enkelte sag. Som medlem må man ikke deltage ved forberedelsen og behandlingen af emner, hvor der foreligger speciel inhabilitet. Det enkelte medlem har pligt til at oplyse om tvivl vedrørende speciel inhabilitet. Hvis der ikke er fuld enighed i spørgsmål om mulig inhabilitet, kan ethvert medlem af skolebestyrelsen kræve behandlingen udsat, indtil spørgsmålet om habilitet har været forelagt Skoleafdelingen i Hillerød Kommune.

Stk. 2. Skolebestyrelsen er et selvstændigt forvaltningsorgan og er underlagt forvaltningslovens regler om tavshedspligt. Det betyder, at bestyrelsesmedlemmerne ikke må videregive oplysninger fra møderne. Et medlem må udelukkende videregive sine egne holdninger.

Stk. 3. Alle bestyrelsesmedlemmer afleverer kontaktdata, hvortil kalenderindkaldelser, dagsorden, referat samt andre bilag sendes til.

§ 9

Medlemmers pligter

Stk. 1. En gang årligt efterser bestyrelsen forretningsordenen.

Stk. 2. Nye medlemmer introduceres til forretningsordenen inden deltagelse i første møde.

Stk. 3. Denne forretningsorden træder i kraft den 26. november 2019 og kan kun ændres på ordinært skolebestyrelsesmøde. Skriftlige ændringsforslag udsendes med dagsordenen.

§ 10

Ikrafttræden