Dagsorden og referat til skolebestyrelsesmøde (SKB)

2. oktober 2023 på Ålholm afd. lærerværelset kl. 17.30-20.00              Forplejning: Medbring selv, skolen giver kaffe og the

Mødeleder: Mette

Ordstyrer: 

Referent: Jakob

Deltagere: Mette, Dana, Mikkel, Naninja, Jakob, Christina, Lasse, Tine, Signe, Ole

Fraværende: Christina

Dagsorden 

Hvad handler punktet om, er der særlige ansvarlige, gæster og er det til orientering (O), drøftelse (D) eller beslutning (B)

Tid

Referat

Opsummering af orienteringen/drøftelsen, konklusion på beslutning, angivelse af evt. ansvarlig og evt. deadline.

Formidling

Til hvem, af hvem og hvordan?

0.

Velkommen  

• Til Lasse, Naninja, Mikkel og Christina

Velkommen tilbage

• Til Signe, Christina, Ole, Jakob, Tine, Dana og Mette

Vi vælger ordstyrer

2

Ordstyrer er Dana

Mette

1.

Godkendelse af dagsorden (B)

Kommentarer til dagsordenen?

5

Ingen kommentarer til dagsordenen.

Mette

2. 

Skolebestyrelsens forretningsorden og gensidig forventningsafstemning i ny bestyrelse (D)

Vi drøfter rammerne for skolebestyrelsens arbejde og taler om, hvilke forventninger vi har til vores fælles arbejde i skolebestyrelsen.

Forberedelse til dette punkt er at læse forretningsordenen, som du finder på skolebestyrelsens SharePoint:

Hillerød Vest Skolen - Skolebestyrelse - Skolebestyrelse - Alle dokumenter (sharepoint.com) 

Det er samme sted andre relevante arbejdspapirer, dagsordener og referater fra skolebestyrelsen ligger. Så linket er godt at have i nærheden. 

30

Ole indleder punktet. Vi håber på, at vi i vores nye bestyrelse kan fortsætte den gode udvikling, hvor vi med høj psykologisk tryghed kan drøfte og træffe beslutninger for at sikre bedst mulig skole for forældrenes børn – vores elever.

Mette supplerer med, at dagsordenerne er bygget op om drøftelses-, beslutnings- og orienteringspunkter. Vi har typisk en temadrøftelse pr. møde ud over de faste orienteringspunkter som personalesituation og økonomi. 

Vi lægger op til, at elevrepræsentanter inviteres til møder, hvor vi kunne tilrettelægge en dagsorden, der er dem ekstra relevante. 

Forretningsordenen blev gennemgået med nedslag – dette var blandt andet omkring elevrepræsentanter, tavshedspligt, mødefrekvens, eventuelle afbud osv.

Ole, Mette + alle

3.

Temadrøftelse (D+B)

Aftenens temadrøftelse er med overskriften ”Kommunikation mellem skole og forældre”. Vi drøfter emnet og beslutter det videre forløb.

Herunder:

• Oplæg fra Tine om kommunikation

• Skolebestyrelsens input til, hvad den gode kommunikation mellem skole og forældre er

• Oprettelse af arbejdsgruppe under skolebestyrelsen, der arbejder videre med emnet

30

Tine har lavet et oplæg til denne drøftelse. 

Kommunikationen mellem skole og hjem bør gennemsyres af relevante, rettidige og passende elementer. I denne henseende kan vi med fordel revurdere, hvordan vi bruger kommunikationen på Aula, samt årsplan osv.

Én besked fra en lærer kan medføre 17 svar fra forældre, som gerne vil byde ind, hvilket medfører endnu mere kommunikation frem og tilbage.

Håbet er, at vi tager punktet op på et kontaktforældremøde her i efteråret. Dette kan hænge sammen med en revidering af princippet for arbejdet mellem skole og hjem. Det bør være et mål at komme frem til beskrivelser af, hvordan vi agerer ift. kommunikation i forskellige henseender. 

Christina gav indtryk af, at informationsflowet på hendes Aula (i Alsønderup) synes lavt i forhold til, hvad det lyder til på Ålholm. 

Det kunne være interessant at tage beslutning om, hvordan man kommunikerer ud fra bestyrelsen i forhold til, hvad vi har arbejdet med på møderne. Vi kan som udgangspunkt ikke regne med, at mange forældre læser referaterne på hjemmesiderne. 

Ønske om at ugeplanen også indeholder information til forældre. Eksempelvis at tage indesko med. 

Et andet ønske kunne være forklaring af forkortelser og ønske om billeder af nye ansatte. 

Der blev nedsat en arbejdsgruppe bestående: Ole, Tine (Tovholder), Naninja, Christina og Jakob

Her skal blandt andet arbejdes med: 

Konkrete retningslinjer for kommunikation mellem skolen/lærerne og forældrene. Målgruppe? Informationsniveau? Hensigten med beskeden? Forventningsafstemning med læseren? detaljeringsgrad? Opkald eller mail/besked? 

Mette, Tine + alle

4. 

Pause  

Af- og påfyldning

5

Alle

5.

Fremtidigt samarbejde med BFU om etablering af Hillerød Dagbehandlingsskole på afd. Alsønderup (D)

Hvordan indgår skolebestyrelsen bedst muligt i dialog med BFU vedrørende beslutningen om placeringen af HDS ved afd. Alsønderup?

Hvordan sikres inddragelse af alle relevante, lokale aktører?

Hvordan kan skolebestyrelsen medvirke til den konstruktive debat?

20

Ole orienterer om, at der formentlig kommer et borgemøde omkring etableringsprocesserne ift. HDS. Det er vigtigt at understrege, at der ikke foreligger tegninger eller udformninger på et kommende projekt på nuværende tidspunkt. 

Lasse ønsker, at skolebestyrelsen indtager en konstruktiv rolle i kommunikationen omkring etableringen af HDS herunder at sørge for at være så informeret som muligt. 

Der er frygt for om skolen i Alsønderup i den kommende tid bliver fravalgt, hvorfor vi tilskyndes at højne kommunikationen om den lokale folkeskole samt være i dialog med institutionslederne.

Til orientering ser det ud til, at der er 35 potentielle elever i Alsønderup til kommende 0. årgang. Kommunikationen med de lokale daginstitutionsledere skal prioriteres højt og målrettes, så de gode historier fra skolen bliver meget synlige. Signe supplerede også ved at sige, at institutionerne og forældrene kan inviteres på besøg på skolen og få vist det, børnene arbejder med f.eks., samt de gode udeområder.

Orienterende: Der er flere skoler, der allerede kommer og er brugere af skolens faglokaler, heriblandt HDS, Harløse Skole osv.

Det besluttes, at der nedsættes en arbejdsgruppe, hvor Katrine deltager som leder af Alsønderup skole, Ole deltager og Mette deltager som formand. Endvidere deltager Lasse og Christina også i denne arbejdsgruppe. Det kunne være hensigtsmæssigt at arbejdsgruppen arbejdede med rekruttering af elever til Alsønderup. 

Ole tager kontakt til deltagerne, når processen er mere klarlagt. Signe stiller sig til rådighed, hvis lærerne skal repræsenteres i denne gruppe.

Tine appellerer til, at der kommer noget facts ud til forældregruppen. Dette bør dog koordineres med forvaltningen. 

Lasse, Mette + alle

6.

Tilsyn (B)

Vi fører tilsyn med Princip for samarbejde mellem skole og hjem, som I finder på SharePoint på dette link:

Princip for samarbejde mellem skole og hjem (3).docx (sharepoint.com)

15

Ole, Jakob

7.

Kort orientering fra ledelsen (O)

Vi bliver orienteret om skolens nuværende personalesituation og økonomi

15

Ledelsen orienterer om de nye ansættelser, som bliver meldt ud til forældrene snarest. Der er 6 nye ansættelser. 

Vi mangler én lærer i 8. klasse med dansk og tysktimer i mellemtrin og udskolingen. Dana går med til samtalerne. 

Ledelsen orienterer også om status for økonomi, som indeholder et underskud på Almenskolen, et lille underskud i HFO og et specialundervisningsbudget i balance. Underskuddet på almenområdet har været påvirket af tildelingen pr. elev, som ikke er i den høje ende, når vi sammenligner med andre kommuner. Endvidere har vi på skolen taget nogle besparelsesinitiativer i indeværende skoleår via aflysning af en del 2-voksentimer. 

Opsigelserne op mod sommerferierne har haft en positiv indvirkning på den økonomiske situation om end det har været på en kedelig baggrund.

Ole, Jakob

8.

Eventuelt (O)

10

Planlægning af lærerens dag. Naninja kører morgenmad til Alsønderup, men mangler hjælp til indbæring. Lasse og Christina tager kontakt til suppleanterne for at høre, om de kan hjælpe. 

Ole minder om, at medlemmerne er inviteret til dialogmøde med det politiske udvalg. 

De anmoder fra Alsønderup om at der bliver etableret et gelænder ved trappen fra parkeringspladsen op til skolegården. 

Alle

9.

Evaluering af mødet (D)

Hvad fungerede mindre godt, og hvad skal vi gøre mere af?

7

Dagsordenen er godt struktureret.

Ordstyrer får ros. Det er også rart at man kan anvende humor i mødet. 

Dejligt, at tiden er blevet holdt.

Alle